一、快速结论（TL;DR）
- 西方会计师最关注文件的真实性、完整性、可追溯性。
- 必备文件包括：发票、合同、银行流水、工资与雇佣文件、库存记录、公司治理文件等。
- 欧洲国家比中国更加依赖书面化、凭证化流程，缺一项都会造成报税延迟或财务不可通过审核。
- 中国企业在欧洲经营最常遇到的问题是：凭证不规范、合同不完整、付款记录不清晰。
- 只要提前准备资料并建立文件管理系统，合作会计师会非常顺畅。
二、中国企业最常遇到的文件问题（用户痛点）
许多中国企业在与欧洲会计师合作时会发现：
- “凭经验管理”在欧洲完全行不通
- 会计师要求的文件数量远超预期
- 不知道哪些发票可以入账、哪些不能
- 付款没有合同或对账单，导致无法认账
- 工资文件、劳动合同不符合当地标准
- 中国的电子截图类凭证不被认可
- 文件未分分类，导致会计无法处理
因此必须提前了解西方会计体系对“文件凭证”的严格标准。
三、西方会计师最核心的文件体系（全景图）
西方会计师的文件重点分成六大类：
- 收入相关文件（发票、收款凭证、合同）
- 支出相关文件（采购发票、收据、费用证明）
- 银行与资金文件（银行流水、对账单）
- 雇佣与工资文件（劳动合同、工资表、社保记录）
- 库存与资产文件（库存记录、固定资产清单）
- 公司治理与法律文件（章程、董事会决议等）
每一类文件都有明确格式与标准。
四、详细分析：西方会计师要求的所有关键文件
以下为最常见、最重要的文件说明：
1）发票（最重要的收入与支出凭证）
会计师通常要求：
- 合规发票号码
- 开票日期
- 商品或服务描述
- 单价与税率
- 买方与卖方完整信息
- 税号
中国式简略发票在欧洲不被接受。
2）合同与订单
用于确认交易真实性，包括：
- 销售合同
- 采购合同
- 服务协议
- 邮件确认或订购文件
- 价格条款和付款条件
没有合同的交易极难入账。
3）银行流水与对账单
会计师需要：
- 每月银行流水
- 账户余额
- 资金进出记录
- 付款方与收款方信息清晰
- 银行下载的官方 PDF（截图无效）
欧洲会计高度依赖银行记录交叉验证交易。
4）工资与雇佣文件
如果企业有员工，会计师必须要：
- 劳动合同
- 工资单
- 考勤记录
- 社保缴费记录
- 离职文档
- 税务申报证明
欧洲劳动法规严格，每个环节都需文件证明。
5）费用与报销文件
可入账费用的凭证通常包括：
- 餐饮消费发票
- 交通费文件
- 酒店发票
- 办公用品采购证明
- 市场与广告费用合同
- 软件订阅凭证
没有发票的费用大多无法入账。
6）库存与固定资产
会计师可能要求：
- 库存清单
- 仓库进出记录
- 资产采购发票
- 折旧计划
- 资产编号与照片（某些国家要求）
制造业、电商企业尤为重要。
7）公司治理文件
尤其涉及年度报告和审计：
- 公司章程
- 股东结构文件
- 董事会决议
- 注册地证明
- 公司注册地址合同
- 税务登记文件
西方公司治理的文件量远大于中国。
五、常见问题 FAQ（高频搜索）
1. 为什么没有发票就不能入账？
因为欧洲会计以凭证为中心，一切必须可审计、可追溯。
2. 微信、支付宝截图能作为凭证吗？
通常不行，必须是银行或正规发票。
3. 公司内部打印的“发票”可以用吗？
不行，必须由注册企业开具的合法发票。
4. 服务类费用是否必须有合同？
必须有合同或订单确认邮件，否则无法入账。
5. 报销需要哪些文件？
至少需要发票 + 付款证明 + 报销申请。
六、中国企业如何与西方会计师合作？（B2B 模块）
建议建立以下文件管理体系：
- 每月整理发票、合同、银行记录
- 所有文件按收入/支出/工资分类
- 统一文件命名格式（避免混乱）
- 使用云盘共享（如本地受支持的平台）
- 每月与会计师对账一次
- 保留所有与客户/供应商沟通的纪录
通过 西进门户，可找到了解中国企业需求的会计机构。
七、风险与避坑（非常重要）
- 不要使用非正规的发票
- 不要忽略合同签署
- 不要只用聊天截图作为合作凭证
- 不要迟交文件，否则会导致税务罚金
- 避免用个人账户收付款（严重风险）
- 不要把中式记账方式套用到欧洲
- 不要等到报税月才整理文件
欧洲的财务体系严谨，不合规会导致高额罚款或账户冻结。
八、总结（3点）
- 西方会计体系以凭证、合同、银行记录为核心，文件要求远高于中国。
- 企业必须建立明确的文件管理系统，确保所有费用都有真实可验证的凭证。
- 想寻找专业会计或财税机构，可在 西进门户 查找可信赖服务商。